Ne birate knjigovođu. Birate partnera za miran san.
Ukoliko planirate da angažujete knjigovodstvenu agenciju, ovo je vodič sa setom pitanja koji će vas sačuvati od skupih grešaka.
1. Koliko klijenata imate u mojoj industriji?
Industrija u kojoj poslujete diktira ritam, zakonske specifičnosti i poslovne obrasce. Računovodstvo u građevini, trgovini ili IT-u ne podrazumijeva iste procese, dokumentaciju ni tempo.
Ako agencija već ima više klijenata u vašoj oblasti, to znači da zna na šta da obrati pažnju i gdje se najčešće prave greške.
Osim toga, agencija sa iskustvom u vašem sektoru može unaprijed da vas pripremi na ono što slijedi – bilo da je to izvještaj za banku, poreska kontrola ili promjena regulative. Ne uče na vama. Već znaju. A to vam štedi vrijeme i živce.
2. Kako izgledaju vaši izvještaji? Da li mogu da ih vidim?
Izvještaji nijesu samo zbirka brojeva. Oni treba da vam daju sliku poslovanja – jednostavno, jasno i bez „prevodioca“.
Ako vam šalju gomilu tabela bez objašnjenja, to nije usluga. To je excel dumping.
Zato tražite primjer stvarnog izvještaja. Proverite da li je strukturiran, da li sadrži komentare, grafikone, tumačenja.
Dobar izvještaj treba da vam kaže šta se dešava i šta bi trebalo da se mijenja. Bez toga – plaćate knjigovođu koji vodi vaše knjige, ali ne i vaše poslovanje.
3. Da li imate interni QA i kako funkcioniše?
Svi griješimo. Pitanje je samo ko to proverava prije nego što ode u Poresku upravu.
Interna kontrola kvaliteta u knjigovodstvu nije luksuz – to je osnovna sigurnosna mreža.
Agencija koja je ozbiljna po ovom pitanju ima sistem: check-listu, osobu zaduženu za reviziju, mehanizme za otkrivanje grešaka.
Ako vam kažu „naši ljudi su precizni“ – to nije odgovor. Preciznost ne isključuje greške, ali kontrola ih umanjuje.
Pitajte ih konkretno: kako znate da je obračun urađen tačno? Ako ne znaju da objasne – možda ni nijesu sigurni.
4. Kako pratite promjene u zakonima i kako nas o tome obavještavate?
Propisi se mijenjaju često – i to ne samo Zakon o porezu na dohodak. Mijenjaju se obrasci, rokovi, poreski tretmani i način obračuna.
Ako agencija ne prati te promjene i ne obavještava vas na vrijeme – vi ste ti koji trpe posljedice.
Pitanje nije samo „da li pratite promjene“ već i kako.
- Imate li osobu koja to radi?
- Dobijamo li mejlove ili pozive?
- Koliko brzo reagujete kad se nešto mijenja?
Dobar knjigovođa vas neće staviti u situaciju da nešto čujete tek kad stigne opomena.
5. Šta se dešava ako vas pozove poreska inspekcija?
Poreska kontrola ne mora da bude drama – ali postaje drama ako nemate spreman odgovor.
Dobra agencija zna kako inspekcija funkcioniše, koji dokumenti se traže, kako se komunicira i šta ne treba reći bez konsultacije.
Pitajući ovo, ne ispitujete koliko su „čisti“ već koliko su spremni.
- Ko vas tada zastupa?
- Da li neko iz njihove agencije ide direktno na teren?
- Imate li osobu za kontakt ili ćete čekati da vam se jave dok inspektor sjedi u vašoj firmi?
6. Ko će raditi na nama?
Nije rijetkost da vas na sastanku dočeka direktor sa 20 godina iskustva, a vašim nalogom upravlja osoba koja je juče došla iz škole.
To ne mora biti loše – ako junior ima podršku, nadzor i jasno definisan sistem rada.
Zato tražite jasno: ime, iskustvo i kontakt osobe koja će raditi na vašem slučaju.
Da li ima supervizora? Koliko firmi vodi paralelno? Ako je osoba preopterećena ili bez nadzora – vi ste ti koji ostajete bez odgovora kada vam najviše trebaju.
7. Da li imate iskustva sa digitalnim poslovanjem i online naplatom?
Sve je više firmi koje prodaju usluge i robu online – ali ne znaju sve knjigovodstvene agencije kako se knjiži Paypal i da li može, kako se tretira naplata iz inostranstva ili kako se prati promet preko webshopa.
A kad Poreska to otkrije prije njih – kasno je.
Pitajte ih:
- da li imaju klijente koji koriste slične alate kao vi,
- znaju li da reše neusaglašenost kursnih razlika,
- imaju li sistem za uparivanje transakcija sa webshopom?
Ako ne – bolje da to znate prije nego što vam porezi krenu u rikverc.
8. Kako komuniciramo i koliko brzo odgovarate?
Jedna od najčešćih frustracija je čekanje. Pošaljete mejl u utorak – do petka i dalje bez odgovora. Pitanja ostaju bez rješenja, rokovi prolaze.
Zato ne zanemarujte ovo pitanje jer ono često pravi razliku između funkcionalne i disfunkcionalne saradnje.
Tražite konkretno:
- koliki je prosječan rok za odgovor?
- da li postoji osoba za hitna pitanja?
- kako izgleda komunikacija – mejl, Slack, Viber, Teams?
Ako je sve neformalno i nedefinisano – pre ili kasnije ćete to platiti.
9. Da li radite obračune i izvještaje za banke i tendere?
Banke traže posebne izvještaje za kredite. Fondovi traže predikcije. Tenderi traže dokumentaciju koja nije u redovnom obračunu.
Ako agencija zna kako to izgleda – napraviće vam dokument za dan.
Ako ne zna – pisaćete i ispravljati 5 puta.
Ovo pitanje je posebno važno ako planirate da se širite, uzimate kredit, tražite investiciju ili aplicirate za EU fondove.
Agencija sa iskustvom zna koji format da koristi, koje podatke traže institucije i kako da vas prikaže u najboljem svjetlu.
10. Imate li reference klijenata koji mogu da potvrde kvalitet?
Nema boljeg uvida od razgovora sa nekim ko već radi s njima.
Reference nijesu samo potvrda – već uvid u stvaran kvalitet usluge.
- Da li agencija drži riječ?
- Da li ih zovu nazad kad je frka?
- Da li su ih ikad izvukli iz problema?
Zato tražite kontakt nekog trenutnog klijenta.
Pitajte ga ne šta misli – nego šta je agencija konkretno uradila kada je došlo do problema.
Ako su reference čiste – biće vam jasno.
Ako izbjegavaju da vam pokažu – to je već signal sam za sebe.
