Čeklista: 15 faktora koje morate da provjerite prije nego što izaberete knjigovodstvenu agenciju

Možda imate preporuku.
Možda vam je neko poslao kontakt.
Možda ste pronašli tri sajta i ne znate koji da izaberete.

Bez obzira na to kako ste došli do liste potencijalnih agencija, sljedeći korak je ključan: kako da procijenite koja knjigovodstvena agencija je prava za vas?

Ova čeklista nije teorijska. Napravljena je na osnovu stotina firmi koje su mijenjale knjigovodstvo – neke uspješno, neke sa gorkim iskustvom.

Prije nego što počnemo – zašto čeklista?

Zato što je lako da se fokusirate samo na cijenu. Ili na to da je neko rekao da su „ok“.
Ali saradnja sa knjigovodstvom traje mjesecima i godinama.
Greške se ne vide odmah. Međutim, kad se dese, koštaju više nego što ste spremni da platite.

15 faktora koje treba da provjerite prije nego što kažete DA

1. Da li nude ugovor sa jasno definisanim uslugama i obavezama?
   Bez ugovora nema zaštite. Ako agencija izbjegava ugovor – bježite.

2. Ko vodi vaš nalog? Junior, praktikant ili senior?
   Lijep sajt ne znači ništa ako vas vodi neko bez iskustva. Insistirajte da znate ime osobe koja je direktno odgovorna.

3. Koliko klijenata imaju u vašoj industriji?
   Ako radite e-commerce, a oni rade uglavnom građevinu – to nije dobar znak.

4. Kako izgleda proces prijema novog klijenta?
   Ozbiljne agencije imaju strukturiran proces: lista dokumenata, vremenski okvir, komunikacioni kanali.

5. Da li koriste digitalne alate i softver za razmjenu dokumenata?
   Viber + skeniranje računa nije sistem. Tražite platformu sa pristupom, evidencijom i arhivom.

6. Koliko brzo odgovaraju na mejlove i poruke?
   Testirajte već u fazi upita. Ako im treba tri dana da odgovore dok se još niste ni dogovorili, šta vas čeka poslije?

7. Da li imaju pravne savjetnike u timu ili partnerstvu?
   Ako imate zaposlene, ugovore ili prekogranične situacije, morate da znate da neko pokriva i pravnu stranu.

8. Koliko puta godišnje vas proaktivno kontaktiraju sa važnim informacijama?
   Ne želite agenciju koja ćuti dok ne pitate. Dobra agencija vas informiše kada se nešto mijenja.

9. Da li vas edukuju ili samo odrađuju?
   Postavljaju li pitanja, daju li preporuke, objašnjavaju li zašto nešto treba? Ili samo prebace PPP-PD i doviđenja?

10. Postoji li jasan cjenovnik sa svim troškovima?
    Skriveni troškovi su crvena zastavica. Pitajte: šta tačno dobijam za ovu cijenu i šta plaćam dodatno?

11. Da li nude personalizaciju u skladu sa vašim režimom rada?
    Svaka firma je drugačija. Agencija koja sve klijente stavlja u isti Excel – ne razumije posao.

12. Kako reaguju kad se desi greška?
    Dešava se svima. Bitno je da li priznaju, da li saniraju i da li preuzimaju odgovornost.

13. Mogu li vas ispratiti ako firma poraste?
    Ako sada imate 3 zaposlena, a planirate 10, pitajte da li agencija može da vas prati bez promjene tima.

14. Da li imaju preporuke odnosno reference koje možete da pozovete?
    Nemojte da se stidite da tražite kontakt druge firme sa kojom rade.
    I pozovite ih. Kratko i konkretno: jeste li zadovoljni?

15. Da li agencija razumije vaše poslovne ciljeve, a ne samo propise?
    Knjigovodstvo nijesu samo brojevi. To je vaš partner koji zna gdje idete i šta želite da postignete. Ako to ne pitaju – neće vas ni podržati kako treba.

Kako da koristite ovu listu?

Uzmite tri agencije koje razmatrate. Provedite svaku kroz ovu listu.
Dajte svakoj ocjenu (DA / oprez / NE) za svaki kriterijum.
Onda uporedite. Biće vam mnogo jasnije ko je stvarno spreman da vas podrži, a ko samo lijepo izgleda na sajtu.

BONUS – primjer mini matrice za upoređivanje agencija

Predlažemo da napravite i sopstvenu tabelu i dodate faktore koji su vama važni.

Dakle, ne birate knjigovodstvenu agenciju da biste vi provjeravali svaki dokument. Birate je da biste mogli da se posvetite svom poslu.
Ali za to je potrebno povjerenje i sistem koji funkcioniše.

Ova čeklista vam zato pomaže da prepoznate ko od agencija kandidata to zaista može da isporuči.

Pročitajte i:

• Kako odabrati najbolju knjigovodstvenu agenciju
• Cijena vs kvalitet: Kako procijeniti stvarnu vrijednost knjigovodstva
• 10 pitanja koja morate postaviti knjigovodstvenoj agenciji