Vodič za profesionalce i menadžere
Izbor knjigovodstvene agencije je jedna od onih odluka koje ne djeluju hitno – dok to ne postanu.
Kada vam zatreba izvještaj za banku, dokumentacija za reviziju, tačno i pravovremeno obračunat PDV, ili samo neko da prepozna da se u bilansima nešto ne slaže prije nego što to uradi inspekcija – tek tada shvatite koliki je značaj tog partnerstva.
Ovaj vodič pomaže da tu odluku donesete informisano, sistematično i iz ugla firme koja želi sigurnost, pregled i povjerenje u svoje finansije.
Počnite od sebe – definišite sopstvene potrebe
Koliko zaposlenih imate? Koji tip poslovanja vodite? Koliko lokacija i pravnih lica? Da li poslujete međunarodno? Koje standarde morate poštovati (npr. IFRS)?
Agencija ne može dobro da radi svoj posao ako nema jasnu sliku vašeg. I ne može vam pomoći u razvoju ako joj ne date smjer.
Osim tehničkih podataka, razmislite i o organizacionim vrijednostima koje očekujete: brzina odgovora, proaktivnost, poznavanje sektora, fleksibilnost u izvještavanju.
Kada to znate – znaćete i šta tražite.
Provjerite da li imaju iskustvo sa firmama poput vaše
Nisu sve agencije iste. I nijesu svi klijenti isti. Knjigovodstvo za tehnološku firmu koja prodaje softver u deset zemalja potpuno je drugačije od knjigovodstva za građevinsku firmu, lanac restorana ili agenciju koja radi sa frilenserima.
Tražite konkretne primjere. Ako imaju barem tri firme sličnog profila koje vode više od godinu dana – možete računati na iskustvo koje nije stečeno na vama.
Pitajte ih i kako se mijenjala njihova usluga kako su klijenti rasli. Agencija koja može da isprati razvoj pokazuje ne samo iskustvo već i sposobnost skaliranja.
Upoznajte osobu koja će raditi sa vama
Ko vas zaista vodi? To nije logo, nije direktor, nije sajt. To je osoba koja odgovara na vaš mejl u petak popodne.
Upoznajte tu osobu. Pitajte je:
- kako izgleda jedan radni mjesec,
- kako komunicira s klijentima,
- koliko klijenata paralelno vodi,
- kako se rješavaju neslaganja, reklamacije i kontrole.
Ne tražite „savršenu“ osobu, već profesionalca sa procedurom iza sebe.
Agencija može imati odličan sistem – ali ako vaš kontakt ne zna kako se koristi, imaćete problem svaki put kad dođe do neslaganja.
Profesionalna komunikacija mora biti dio paketa – ne privilegija.
Tehnologija i dostupnost podataka
Nema opravdanja da ne znate stanje otvorenih stavki bez da šaljete mejl.
Dobra agencija:
- koristi softver koji vam daje pristup izvještajima u realnom vremenu,
- omogućava da uvozite izvode bez prepisivanja,
- ima sistem za razmjenu dokumenata bez ZIP fajlova.
Ako vam knjigovođa treba da bi vam pročitao sopstvene bilanse – razmislite.
Takođe, provjerite da li sistem omogućava različite nivoe pristupa za vaš tim (menadžeri, operativa, vlasnici). Transparentnost je bolja kada ne zavisi od jedne osobe, već od podešene strukture prava i uvida.
Kontrola i sigurnost unosa
Greške su dio svakog procesa. Profesionalnost je u tome da ih svedete na minimum.
Pitanja za agenciju:
- ko i kako provjerava unos,
- koliko često se rade interne revizije,
- da li klijent dobija uvid u analitike i greške koje su ispravljene.
Ako sve zavisi od jedne osobe – zavisi i vaša firma.
Provjerite imaju li proceduru za prijavu grešaka, kao i interni check-list sistem koji osigurava dosljednost u zatvaranju perioda.
Bez toga – ulazite u zonu rizika.
Da li razumiju kako posluje vaša firma?
Ne tražite da znaju više od vas, ali tražite da znaju dovoljno da vas ne usporavaju.
- Ako ste IT firma – da znaju kako se tretiraju licencni prihodi.
- Ako ste u maloprodaji – da razumiju šta znači dnevni promet sa fiskalnih kasa.
- Ako poslujete sa inostranstvom – da znaju kako funkcionišu devizne naplate, dokumentacija za izvoz i PDV oslobađanja.
Zamolite ih da opišu kako vode jednog klijenta iz slične branše. Ne teorijski – već konkretan slučaj.
Upravljačko izvještavanje i podrška odlučivanju
Knjigovodstvo nije samo zakonska obaveza. Trebalo bi da vam pomaže da vidite gdje ste.
Ako svaki put tražite poseban izvještaj „po timu“, „po trošku“, „po klijentu“, i za sve dobijate PDF – zapitajte se da li vam pomažu ili vas samo evidentiraju.
Dobar partner pomaže donošenje odluka. Ne samo da evidentira prošlost.
Pitajte ih da li mogu predložiti strukturu izvještavanja koja olakšava praćenje KPI-jeva.
Neke firme ne znaju šta im treba dok ne vide kako to izgleda kod drugih. Tu agencija može dati dodatnu vrijednost.
Pripremljenost za kontrole
Inspekcije se dešavaju. Kod manjih firmi često, kod većih skoro sigurno.
Pitajte agenciju:
- koliko kontrola su prošli sa klijentima u poslednje dvije godine,
- kako se pripremaju,
- da li su prisutni na licu mjesta,
- da li pripremaju komentare i obrazloženja.
U kriznim situacijama se ne pravi strategija. Tada se vidi da li ste je imali.
Dodatno, tražite da predstave plan za interne kontrole i ažuriranje dokumentacije u skladu sa zakonskim izmjenama. Prevencija je najjeftinija zaštita.
Fleksibilnost i skalabilnost
Rast firme znači više posla i više odgovornosti.
Da li agencija može da vas prati kada:
- otvarate novu firmu,
- formirate holding,
- uvodite interni kontroling,
- ulazite u due diligence ili pripremu za investiciju?
Ako ne mogu da vas prate kada rastete – moraćete da ih mijenjate kad vam najviše trebaju.
Pitajte i da li imaju tim za složenije strukture i konsolidaciju. Ako su svi klijenti mikro – pitanje je da li će znati da vas podrže kad vaš obim naraste tri puta.
Povratna informacija, edukacija i razvoj
Da li vas informišu kada se mijenja zakon? Da li vas pozivaju na vebinare? Da li vam šalju mjesečne uvide, trendove, analize?
Ako ste na istom informativnom nivou kao prije godinu dana – niste rasli zajedno.
Partneri koji ulažu u svoje klijente zadrže ih duže. I obrnuto.
Pogledajte i koliko ulažu u edukaciju svog tima. Ako operativci rade bez dodatne obuke godinama – i vi ćete dobijati istu uslugu, bez obzira na rast i kompleksnost vašeg biznisa.
Evaluacija
Napravite tabelu. Stavite kriterijume:
- tim,
- tehnologija,
- transparentnost,
- iskustvo,
- reagovanje u krizama,
- upravljački uvid,
- kontrola kvaliteta,
- skalabilnost.
Dajte ocjene.
Ne birajte na osnovu cijene po paketu.
Birajte na osnovu vrijednosti koju dobijate tokom godine dana rada.
Jer knjigovodstvo je svakodnevna odluka. Ne jednom.
Zaključak
Vizija računovodstvo sarađuje sa firmama koje očekuju više. Ne u cijeni, već u kvalitetu saradnje.
Ako tražite partnera koji razumije šta znači odgovornost u finansijama – kontaktirajte nas:
- Preuzmite PDF vodič „Pitanja koja treba postaviti svakoj knjigovodstvenoj agenciji“
- Pogledajte cijene i strukturu paketa
- Ili nas direktno kontaktirajte putem forme za ponudu
Radimo sa firmama koje računaju unaprijed.
