Kada birate računovodstvenu firmu, ne birate samo nekog ko će “voditi papire”. Birate partnera koji će znati da vas pravovremeno upozori na zakonske promjene, planira vaše obaveze i čuva vas od nepotrebnih troškova. U Crnoj Gori postoji veliki broj agencija koje nude računovodstvene usluge, ali nisu sve iste po znanju, odgovornosti i pristupu klijentima. Zato se postavlja pitanje, kako prepoznati pouzdanu računovodstvenu firmu prije nego što potpišete ugovor?
U ovom vodiču prolazimo kroz konkretne pokazatelje koji razdvajaju profesionalne agencije od onih koje treba izbjegavati.
Zašto je važno odabrati pouzdanog partnera
Pouzdana računovodstvena agencija znači sigurnost da su sve vaše prijave, obračuni i izvještaji urađeni tačno i na vrijeme. Takav partner ne samo da vodi knjige, već vam objašnjava poslovne rezultate i predlaže načine da optimizujete troškove.
Ako se pitate kako doći do prave agencije, pogledajte prethodni članak
Kako odabrati pravu računovodstvenu agenciju u Crnoj Gori – vodič za preduzeća,
gdje smo objasnili proces izbora i osnovne kriterijume za procjenu.
1. Jasna komunikacija i dostupnost
Pouzdana agencija odgovara na vaše poruke i pozive, objašnjava promjene u zakonima i rokove bez “stručnog žargona”.
Ako vam računovođa ne može objasniti osnovne stvari razumljivim jezikom, to je prvi znak da komunikacija neće funkcionisati.
Dobra komunikacija uključuje:
- redovne mjesečne izvještaje o stanju poslovanja,
- podsjetnike za poreske i zakonske rokove,
- otvorenost za pitanja i sugestije klijenta.
2. Stručnost i iskustvo u vašoj djelatnosti
Računovodstvena pravila mogu biti različita za trgovinu, ugostiteljstvo, građevinu ili IT sektor. Zato birajte agenciju koja ima iskustvo sa biznisima sličnim vašem.
To ćete lako prepoznati ako agencija već ima klijente iz vaše branše i razumije tipične situacije u toj oblasti, od PDV prijava do obračuna dnevnica ili amortizacije opreme.
Pouzdani računovođe redovno se usavršavaju, prate promjene propisa i koriste moderne alate za digitalno računovodstvo.
3. Transparentan način naplate
Pouzdane agencije uvijek unaprijed definišu cijene svojih usluga i jasno objašnjavaju šta je uključeno u mjesečni paušal.
Ako vam neko daje nejasnu ili “previše povoljnu” ponudu, bez detalja o obimu posla, to može biti signal za oprez.
Pitajte da li u cijenu ulazi:
- obračun plata i doprinosa,
- izrada završnih računa,
- PDV prijave,
- konsultacije i savjeti.
Ukoliko agencija naplaćuje dodatno svaki manji zadatak, bez prethodnog dogovora, ta saradnja brzo postaje nepredvidiva i skuplja od planiranog.
4. Ugovor o saradnji i odgovornost
Ozbiljna agencija nikad ne započinje saradnju bez ugovora.
Ugovor definiše prava i obaveze obje strane, rokove za dostavu dokumentacije i odgovornost za eventualne greške. Ako potencijalna agencija izbjegava ugovor ili tvrdi da “nema potrebe”, to je jasan znak da nije pouzdana. Takođe, provjerite ima li agencija interni sistem kontrole kvaliteta i da li preuzima odgovornost za greške u radu. Profesionalne firme najčešće imaju osiguranje od profesionalne odgovornosti.
5. Digitalna organizacija i sigurnost podataka
Savremeno računovodstvo više ne funkcioniše bez digitalnih alata.
Pouzdane firme koriste softver za elektronsku razmjenu dokumenata, onlajn fakturisanje i automatsku arhivu. Time se smanjuje mogućnost greške i omogućava klijentima da u svakom trenutku imaju uvid u svoje poslovanje.
Osim praktičnosti, važna je i sigurnost podataka. Agencija mora imati politiku zaštite informacija i sigurnosne kopije (backup) svih podataka.
6. Preporuke i recenzije
Najbolji pokazatelj pouzdanosti su iskustva drugih klijenata.
Provjerite online recenzije, pitajte druge preduzetnike za preporuke i obratite pažnju na to kako agencija reaguje na komentare, posebno ako su negativni.
Dobar znak su transparentne reference na sajtu i dugoročne saradnje sa istim klijentima.
7. Proaktivnost i savjetodavna uloga
Pouzdani računovođe ne čekaju da ih pitate, oni sami skreću pažnju na bitne rokove, nove propise ili mogućnosti da optimizujete troškove. Kada vam neko redovno dostavlja korisne informacije o vašem poslovanju, to znači da razmišlja kao partner, a ne samo kao izvršilac zadataka.
Ako želite konkretna pitanja koja možete postaviti budućem računovođi, pročitajte i članak
10 pitanja koja treba postaviti računovođi prije saradnje.
8. Kontinuitet i stabilan tim
Često mijenjanje osoblja ili nestabilnost u timu može biti problem.
Ako se ljudi u agenciji stalno mijenjaju, to može značiti da organizacija nema dobar sistem rada ili dovoljno resursa. Pouzdana agencija ima stabilan tim koji poznaje vaše poslovanje i može vas pratiti dugoročno.
9. Pristup informacijama u realnom vremenu
Danas je važno da kao vlasnik firme u svakom trenutku možete vidjeti svoje obaveze, fakture i izvještaje. Agencije koje nude online pristup kroz digitalne platforme omogućavaju transparentnost i povjerenje. To znači da u svakom momentu možete provjeriti stanje svojih finansija, bez čekanja na izvještaj krajem mjeseca.
10. Jasan proces prelaska i početka saradnje
Pouzdana računovodstvena agencija ima razrađen sistem za preuzimanje klijenata, od prenosa dokumenata, kroz analizu trenutnog stanja, do uvođenja u redovni rad.
Ako agencija ne može da objasni kako izgleda taj proces, to može ukazivati na manjak iskustva ili organizacije.
Prepoznati pouzdanu računovodstvenu firmu znači birati mir i sigurnost u svakodnevnom poslovanju. Takva agencija ne obećava “čuda”, već nudi tačnost, odgovornost i partnerstvo zasnovano na povjerenju. Kada uzmete u obzir sve ove kriterijume, od stručnosti i komunikacije do digitalne organizacije, lako ćete prepoznati one koji svoj posao rade ozbiljno.
