Izbor knjigovodstvene agencije ne djeluje komplikovano – sve dok ne postane skupo.
Nije rijetkost da vlasnici firmi uđu u saradnju na brzinu, bez provjere, pa se poslije mjeseci ili godina suoče sa greškama koje ih koštaju i novca i reputacije.
Ako još nijeste sigurni kako da donesete dobru odluku, pogledajte i ultimativni vodič za izbor knjigovodstvene agencije – praktičan tekst koji vas vodi korak po korak.
Greška 1: Birate samo po cijeni
Naravno da trošak igra ulogu. Ali ukoliko birate najjeftiniju ponudu bez razumijevanja šta tačno dobijate, rizikujete da završite sa agencijom koja:
- ne zna vaše potrebe,
- ne prati promjene u propisima,
- i ne prepoznaje situacije kada bi trebalo da vas upozori.
Rješenje:
Tražite jasan cjenovnik sa opisom usluga. Ako neka agencija ne može da objasni šta je uključeno u cijenu – ne ulazite u saradnju.
Više o ovome pročitajte u članku 10 pitanja koja morate postaviti knjigovodstvenoj agenciji.
Greška 2: Ne provjeravate reference i iskustvo
Mnogi preskoče osnovno – a to je da pitaju ko još koristi tu agenciju.
Nema nikakve logike da date svoje finansije nekome ko ne može da dokaže da je već radio sa firmama sličnim vašoj.
Rješenje:
Zatražite konkretne reference ili studije slučaja. Provjerite da li imaju iskustva u vašoj djelatnosti (npr. IT, trgovina, paušalci).
Greška 3: Ignorišete specijalizaciju
Postoji velika razlika između agencije koja „radi sve“ i one koja ima fokus.
Ako ste paušalac, digitalac ili imate zaposlene u inostranstvu – birajte nekog ko to razumije iz prve ruke.
Rješenje:
Postavite pitanja koja otkrivaju specijalizaciju, npr:
- „Koliko klijenata imate u IT sektoru?“
- „Da li pratite radne odnose sa inostranim ugovorima?“
Greška 4: Ne tražite ugovor
Nevjerovatno je koliko firmi nema ni osnovni ugovor sa knjigovodstvom.
Bez ugovora nemate nikakvu zaštitu – ni vremenski okvir, ni definisane odgovornosti, ni obaveze oko komunikacije.
Rješenje:
Insistirajte na ugovoru. On ne mora biti komplikovan, ali mora da postoji.
Ako agencija izbjegava ugovor – to je signal za uzbunu.
Greška 5: Ne provjeravate da li koriste softver i kako komuniciraju
Knjigovodstvo bez digitalnog softvera je danas problem.
Ako šaljete sve preko Viber grupa i PDF skenova – greške su neizbježne.
Rješenje:
Pitajte:
- koju platformu koriste,
- kako razmjenjujete dokumenta,
- koliko često se čujete,
- postoji li dashboard za uvid u stanje?
Greška 6: Ne razmišljate o skaliranju
Agencija vam može biti sasvim dobra dok ste mali.
Ali šta kada porastete? Mogu li da vas isprate? Ili će vas prebaciti na juniora čim postane kompleksno?
Rješenje:
Razmislite dugoročno.
Da li ova agencija može da vas prati kada budete imali više zaposlenih, internacionalne poslove i veći obrt?
Greška 7: Ne provjeravate ko je stvarno odgovoran za vaš nalog
Na sastanku priča senior, a kasnije vas „preuzme“ praktikant.
Ugovorite saradnju, a poslije tri mjeseca nemate pojma sa kim zapravo pričate.
Rješenje:
Tražite da znate ko je odgovoran za vas i ko vodi vaš nalog.
I da to piše u ugovoru.
Zaključak
Knjigovodstvo je partnerstvo, a ne samo uslužni servis.
Ako se pogrešno odlučite – nećete to odmah osjetiti, ali ćete vremenom osjetiti sigurno.
Pravi izbor agencije vas štiti, štedi vam vrijeme, novac i živce.
Zato nije poenta da izbjegnete „skupu“ agenciju, već onu koja vas može koštati još više – time što ne zna šta radi.
