Mijenjanje knjigovodstvene agencije ne mora da bude noćna mora. Međutim, bez jasnog plana to lako može da postane.
U jednoj ruci imate gomilu razloga da odete:
- loša komunikacija,
- greške koje se ponavljaju,
- izostanak proaktivnosti,
- nemar.
U drugoj ruci imate neizvjesnost. Kako izgleda proces promjene? Koliko traje? Šta sve može da pođe po zlu?
Dobra vijest je da prelazak sa jedne knjigovodstvene agencije na drugu može da bude brz, siguran i organizovan. Naravno, ukoliko znate redosljed koraka i ako nova agencija zna svoj posao.
U nastavku vam pomažemo sa detaljnim vodičem kako da obavite ovu tranziciju bez stresa i bez gubitaka, čak i ako ste prethodnu saradnju razvlačili duže nego što ste smjeli.
Kad je vrijeme za promjenu?
Promjena knjigovodstva se ne dešava iz dosade. Dešava se kada više nemate povjerenje u ono što dobijate.
Ako prepoznajete bar tri stavke sa ove liste, vrijeme je za akciju:
- Niste sigurni da vam je sve prijavljeno na vrijeme
- Ne dobijate informacije o zakonodavnim promjenama
- Na svako pitanje dobijate “moramo da provjerimo”
- Ljudi se smjenjuju, a niko vam ne kaže ko sada vodi vaš nalog
- Počeli ste sami da unosite stvari u Excel za svaki slučaj
To onda nije saradnja. To je tehničko održavanje, a to nije dovoljno.
Šta znači dobra tranzicija?
Uređena promjena knjigovodstva mora da pokrije četiri stvari:
- Stanje – znate tačno gdje ste stali
- Prenos – imate sve što vam treba od prethodne agencije
- Preuzimanje – nova agencija ima strukturiran onboarding
- Zatvaranje – ne ostaje ni jedan otvoreni rep koji se vuče
Ako bilo šta od ovoga fali, napraviće se rupa.
Neka će biti odmah vidljiva. Neka tek za šest mjeseci. I to će se, na primjer, desiti baš onda kad vas inspektor pita za knjige iz prethodne godine, a vi shvatite da ih nemate.
Prvi korak. Pribavite svu dokumentaciju
Bez obzira na to koliko je prethodna agencija bila loša, morate obezbijediti komplet:
- Glavnu knjigu
- Kartice konta
- Mjesečne i godišnje PDV prijave
- PPP-PD i M4 obrasce
- Salda konta kupaca i dobavljača
- Bruto bilans
- Popis osnovnih sredstava
- Izvještaje o poslovanju (ako ih je bilo)
Ako agencija odugovlači sa dostavljanjem, zatražite im pisano. Ako i dalje ne dobijate ništa, nova agencija mora da zna kako da postupi u takvoj situaciji (postoje zakonski alati).
Drugi korak. Izaberite pravi trenutak za prelazak
Najbolji momenti za tranziciju su:
- Po završetku kvartala – sve se zatvori i nova agencija preuzima čisto stanje
- Početkom mjeseca – da se fiskalni i operativni tokovi ne preklapaju
- Po završetku poreske godine – naročito ako mijenjate pravnu formu
Ali nemojte čekati savršen trenutak ako već trpite štetu. Loš partner vas svakim danom košta više, čak i ako vam ne stižu direktni troškovi.
Treći korak. Proces sa novom agencijom
Nova agencija bi trebalo da ima jasan plan za preuzimanje:
- Čeklistu sa dokumentima koje treba da dostavite
- Uvodni sastanak sa osobom koja vodi vaš nalog
- Upoznavanje sa softverima i sistemima za razmjenu dokumenata
- Definisanje roka do kada sve mora biti prebačeno
Ako vam nova agencija kaže: “Samo vi pošaljite šta imate, pa ćemo vidjeti…” – prekinite ih odmah. To znači da nemaju proceduru.
Četvrti korak. Greške koje prave firme
- Ne traže sve od prethodne agencije
Bez cijelog seta dokumenata, novi tim ne može da vas preuzme kako treba. - Pokušavaju da rade sa dvije agencije paralelno
To uvijek vodi u konfuziju. Jedan unosi fakturu, drugi je ne vidi, vi gubite trag. - Ne definišu datum od kog nova agencija preuzima
Mora biti precizno: od kog datuma odgovornost prelazi. Sve prije toga je stara agencija. - Ne provjeravaju da li nova agencija poznaje specifičnosti poslovanja
Ako imate paušal, radite sa inostranstvom ili vodite robu po kalkulaciji – postavite pitanja. Ne podrazumijevajte.
Šta ako nešto ostane neobrađeno?
Nova agencija mora da izvrši početnu kontrolu stanja. Ako primijeti:
- nelogične salda konta,
- neusaglašene prijave i uplate,
- nepostojeće osnovne podatke…
…onda mora odmah da vas obavijesti i predloži plan ispravke.
To se ne rješava u hodu. To mora da se dokumentuje.
Koliko sve traje?
Ako se sve radi kako treba, tranzicija može da se završi za:
- 5 radnih dana pripreme
- 3 dana preuzimanja dokumenata
- 5–10 dana uhodavanja (prvi mjesec rada)
U idealnim uslovima za manje od 3 nedjelje možete imati potpun prelazak.
Promjena knjigovodstvene agencije je, dakle, poslovna odluka – a ne izlaz iz frustracije.
Ako uradite redosljed kako treba:
- znaćete šta prepuštate,
- šta preuzimate,
- i ko je odgovoran za svaki dio tranzicije.
Dobra agencija vam nudi strukturu. Ako ne znate gdje da krenete, tražite od agencija da vam pošalju plan tranzicije. Ozbiljni će to imati već pripremljeno.
